n8n
Workflow-Engine
Orchestriert den gesamten Ablauf: Stammdaten lesen, Routing berechnen, Kalender schreiben. Konfigurierbar, wartbar, Open Source. Läuft auf Ihrem oder unserem Hetzner-Server.
Tour- und Routenoptimierung
Touren, die sich selbst planen.
Wir bauen Tour-Optimierungs-Workflows mit KI auf deutschen Servern. Self-hosted, DSGVO-konform. Patientenadressen und Kundendaten verlassen Ihren Server nicht.
Jeden Morgen dieselbe halbe Stunde
Wer Touren plant, kennt das Ritual: Liste durchgehen, Reihenfolge schieben, Fahrzeiten schätzen, in den Kalender tippen. Eine halbe Stunde, wenn nichts dazwischenkommt. Und es kommt immer etwas dazwischen.
Wir haben dieses Ritual abgeschafft — zuerst bei uns selbst.
Das Wichtigste in einem Satz: Aus Ihrer Einsatzliste werden fertige, optimierte Touren im Kalender — bevor der erste Kaffee durchgelaufen ist.
Gemessen, nicht versprochen
Die Zahlen stammen aus dem Produktivbetrieb, nicht aus einer Broschüre. In der ambulanten Pflege läuft unsere Routenoptimierung täglich: 30 Minuten Planungszeit pro Tag auf null automatisiert, null Übertragungsfehler seit Go-Live, Touren direkt im Kalender jedes Mitarbeiters. Den vollständigen Fall mit allen Zahlen finden Sie im Projekt zur Fahrtenoptimierung.
Dieselbe Mechanik funktioniert überall, wo Menschen zu Terminen fahren:
- Pflegedienste: Patienten-Einsätze mit Zeitfenstern und Qualifikationen
- Handwerk und Service: Aufträge, Anfahrten, Materialstopps
- Lieferverkehr: Stopps in sinnvoller Reihenfolge statt nach Bauchgefühl
Wie es funktioniert
Ihre Liste rein, fertige Touren raus. Die Einsätze kommen aus Ihrem System — Branchensoftware, Tabelle, Kalender. Der Algorithmus berücksichtigt Zeitfenster, Fahrzeiten und Ihre Regeln, verteilt die Stopps und schreibt das Ergebnis dorthin, wo Ihr Team es sieht: in den Kalender, aufs Handy, als Tagesplan. Änderungen im Laufe des Tages? Neu rechnen dauert Sekunden.
Beispiel Ausfall am Morgen. Ein Mitarbeiter meldet sich krank — die Einsätze werden neu verteilt, die Kalender aller Betroffenen aktualisieren sich, niemand telefoniert eine Stunde hinterher.
Was kostet das?
Die automatische Tourenplanung beginnt ab 3.000 € — gemessen an einer halben Stunde Planungszeit pro Tag rechnet sich das schnell nach. Ihren konkreten Festpreis gibt es nach dem Erstgespräch.
Wann sich das nicht lohnt
Bei zwei Fahrzeugen und einer Handvoll fester Stopps ist Ihr Bauchgefühl schneller als jede Software. Interessant wird Optimierung ab dem Punkt, an dem täglich neu geplant wird oder mehrere Touren parallel laufen — wo dieser Punkt bei Ihnen liegt, rechnen wir im Erstgespräch ehrlich durch.
Einsatzliste
Routen berechnet
Kalender befüllt
Tour läuft
Jeden Morgen, automatisch.
So läuft das ab
Sechs Schritte. Kein offenes Ende.
- 01 Schritt 1
Kostenloses Erstgespräch
Wie viele Stops pro Tag? Welche Constraints gibt es? Welche Systeme sind schon im Einsatz? Wo verlieren Sie heute die meiste Zeit? Am Ende wissen wir, ob und wie wir helfen können.
- 02 Schritt 2
Festpreis-Angebot
Sobald wir Ihre Constraints und Bestandssysteme kennen, bekommen Sie ein konkretes Festpreis-Angebot. Tour-Optimierung ist gut planbar — bei den meisten Projekten können wir direkt nach dem Erstgespräch Festpreise nennen.
- 03 Schritt 3
OpenRouteService-Setup und Stamm-Anbindung
Wir setzen OpenRouteService auf einem Server auf, der Ihnen gehört oder den wir für Sie betreiben. Anschließend binden wir Ihre Stammdaten an — Patientenverwaltung, Kundendatenbank oder was auch immer Sie nutzen.
- 04 Schritt 4
Workflow-Entwicklung
Die Tour-Optimierungs-Logik wird in n8n gebaut. Sie bekommen erste Test-Touren binnen weniger Tage und können Feedback geben, bevor das System produktiv geht.
- 05 Schritt 5
Kalender-Integration und Schulung
Wir verbinden die optimierten Touren mit den Kalendern Ihrer Mitarbeiter. Die Schulung dauert meist nicht mehr als 30 Minuten — Mitarbeiter lernen nichts Neues, sie öffnen wie gewohnt ihren Kalender.
- 06 Schritt 6
Wartung — optional
Wir übernehmen die laufende Pflege: OpenRouteService aktuell halten, Constraints anpassen wenn sich Ihre Anforderungen ändern, Probleme schnell beheben. Wer das nicht braucht, zahlt es auch nicht.
Stack
Was wirklich läuft.
n8n orchestriert, OpenRouteService rechnet, PostgreSQL speichert, Nextcloud CalDAV trägt die Touren in die Kalender. Alles auf Hetzner — alle Adressen bleiben in Deutschland.
OpenRouteService
Routing-Engine
Open-Source-Routing auf Basis von OpenStreetMap. Läuft vollständig auf Ihrem Server — keine Adresse verlässt Ihr Netz. Gleiche Qualität wie kommerzielle APIs, ohne Datenschutz-Risiko.
PostgreSQL
Persistenz
Speichert Touren-Historien, Constraints und Konfigurationen. ACID-konform, bewährt. Backup nach Hetzner-Storage-Box, verschlüsselt.
Nextcloud CalDAV
Kalender-Integration
Optimierte Touren werden direkt als Kalendereinträge in Nextcloud geschrieben. Mitarbeiter öffnen wie gewohnt ihren Kalender — keine neue App, keine neue Oberfläche.
Hetzner
Hosting
Deutsche Rechenzentren für alle Komponenten. DSGVO-konform ohne Zusatz-Aufwand. Standard-Setup: Ubuntu LTS, gehärtet. Für OpenRouteService braucht man etwas mehr RAM als bei reinem n8n.
Ehrlich gesagt
Wann Tour-Optimierung nicht passt.
Tour-Optimierung ist kein universelles Werkzeug. Hier sind drei Situationen, in denen sich der Aufwand nicht lohnt:
-
Wenn Sie weniger als zehn Stops täglich haben und die Routen sich kaum verändern
Bei statischen Routen mit wenigen Stops ist manuelles Planen schneller als jedes automatisierte System. Tour-Optimierung wird interessant, sobald sich Routen täglich ändern oder mehr als zwei bis drei Mitarbeiter koordiniert werden müssen.
-
Wenn keine Qualifikations-Unterschiede oder Zeitfenster zu berücksichtigen sind
Einfache Routing-Apps lösen einfache Routing-Probleme gut genug. Unsere Workflows lohnen sich besonders dort, wo komplexe Constraints — Pflegegrad, Verfügbarkeit, Zeitfenster — in die Planung einfließen müssen.
-
Wenn Sie eine fertige SaaS-Oberfläche für Tourenplanung suchen, keine Custom-Integration
Wir bauen Automations-Workflows, keine Planungs-Software mit Klick-Interface. Wenn Sie eine visuelle Planungs-Oberfläche für Disponenten brauchen, gibt es spezialisierte Produkte — wir empfehlen gerne.
Lassen Sie uns reden
Klingt das nach Ihnen?
Wir prüfen in 30 Minuten, ob und wie das für Ihren Betrieb Sinn ergibt. Kostenfrei. Kein Verkaufsgespräch.
- Persönlich mit Kevin Stein — kein Sales-Funnel.
- NDA auf Wunsch vor dem Gespräch.
- Wenn's nicht passt, sage ich es Ihnen ehrlich.
Wie genau ist OpenRouteService im Vergleich zu Google Maps?
Für die allermeisten Anwendungsfälle gleich gut. OpenRouteService nutzt OpenStreetMap-Daten, die in Deutschland und Europa sehr aktuell sind — oft genauer als Google bei kleineren Straßen und neuen Wohngebieten. Bei Echtzeit-Verkehrsdaten ist Google überlegen, aber für Tagesplanung (nicht Live-Routing) spielt das keine Rolle.
Was passiert, wenn OpenRouteService einmal nicht erreichbar ist?
Da der Service auf Ihrem eigenen Server läuft, sind Sie unabhängig von externen Diensten. Wenn der Server läuft, läuft OpenRouteService. Wir richten das System so ein, dass es robust ist — Monitoring, im Fehlerfall Benachrichtigung an uns oder Sie.
Was wenn meine Mitarbeiter ihre Touren ablehnen oder ändern wollen?
Die optimierten Touren sind Vorschläge, keine Diktate. In n8n kann konfiguriert werden, dass die Tourenplanung erst nach Freigabe versendet wird, oder dass Anpassungen möglich sind. Das ist eine Konfigurations-Frage, kein technisches Problem.
Funktioniert das auch mit Outlook oder Microsoft 365?
Ja. Outlook und Microsoft 365 haben Schnittstellen, mit denen wir Kalendereinträge schreiben können. Microsoft 365 ist allerdings US-Cloud — wenn Sie Ihre Daten dort schon haben, ist die Tour-Integration kein zusätzliches DSGVO-Problem. Für sensible Branchen empfehlen wir eher Nextcloud oder vergleichbare deutsche Alternativen.
Was wenn ich keine bestehende Patienten- oder Kundendatenbank habe?
Dann bauen wir eine. Manche Kunden kommen mit Excel-Listen — auch das geht, ist aber weniger robust für den laufenden Betrieb. Im Erstgespräch klären wir, was die richtige Lösung für Ihre Situation ist.
Ist Tour-Optimierung auch für sehr kleine Betriebe sinnvoll?
Wenn Sie weniger als zehn Stops pro Tag haben und immer dieselben Mitarbeiter dieselben Routen fahren, lohnt sich der Aufwand meist nicht. Tour-Optimierung wird interessant, sobald sich Routen täglich ändern oder mehr als zwei bis drei Mitarbeiter koordiniert werden müssen.
Kann ich später auf eine andere Routing-Engine wechseln?
Ja. n8n-Workflows sind modular — der Routing-Schritt ist austauschbar. Wenn Sie irgendwann eine andere Lösung nutzen wollen, ändern wir nur diesen einen Workflow-Schritt, nicht das ganze System.