Vorher
- 30 Min/Tag Tourenplanung
- Manuelle Übertragung in Mitarbeiter-Kalender
- Patientenadressen via Google Maps
Nachher
- 0 Min Tourenplanung — Touren entstehen automatisch
- Automatische Sync zu Nextcloud-Kalendern
- Adressen bleiben auf eigenem Server
zeitstein.io
Wir nehmen Ihrem Team die nervige Arbeit ab.
Excel-Listen, doppelte Datenpflege, Reports von Hand — Ihr Team kann mehr. Wir bauen die Workflows, die die nervige Arbeit übernehmen. Auf Ihren Servern, DSGVO-konform, mit Festpreisen statt Stundenabrechnung.
15h+
typisch gespart pro Woche
extrapoliert aus Pflegedienst-Case
0
Übertragungsfehler seit Go-Live
Tourenplanungs-Case
Festpreis
aus dem Erstgespräch
statt Stundenabrechnung
Open Source
deutscher Server
DSGVO-konform
Aus dem Betrieb:
01 Schwerpunkt
Zahlen sind unser Zuhause.
Abrechnung, Buchhaltung, Controlling — die Prozesse, in denen die meiste stille Arbeitszeit verschwindet. Genau dort automatisieren wir: aus acht Jahren kaufmännischer Leitung, nicht aus dem Lehrbuch.
Abrechnung & Buchhaltung
Belege automatisch erfassen, Leistungen abrechnen, sauber an den Steuerberater übergeben. Statt Abtippen am Monatsende.
Reporting & Controlling
Kennzahlen aus allen Systemen in einem Dashboard — aktuell, statt am 5. des Folgemonats aus Excel zusammengeklickt.
Datenanalyse & Berechnungen
Auswertungen, Simulationen, Was-wäre-wenn-Rechnungen mit Python — gebaut mit derselben Disziplin wie unsere eigene Research-Plattform Drift. Nachvollziehbare Zahlen statt Bauchgefühl.
Controlling-Dashboard Beispiel-Ansicht
142 Tsd. € Umsatz, laufender Monat
18 Offene Posten
87% Auslastung
Umsatzverlauf, 12 Monate
02 Lernen Sie uns kennen
Sprechen Sie mit unserem KI-Assistenten.
Beschreiben Sie kurz Ihren Engpass. Der Assistent zeigt Ihnen, wo wir helfen können — ohne Anmeldung, ohne Verpflichtung.
Lieber in Ruhe? Der Assistent auf eigener Seite — mit Telefon und WhatsApp daneben.
03 Das Problem — und die Lösung
Ihr Team ist gut. Ihre Werkzeuge sind alt.
Die meisten Unternehmen verlieren nicht an Qualität — sie verlieren an Klickerei, Mehrfacherfassung und Prozessen, die schon vor zehn Jahren überholt waren.
Daten landen doppelt im System.
Excel ins CRM tippen, CRM in die Buchhaltung tippen, am Monatsende alles abgleichen.
Reports kosten Tage.
Zahlen sammeln, in Excel formatieren, Fehler korrigieren, am 5. des Monats fertig — eigentlich.
Das Monatsende gehört der Abrechnung.
Leistungen zusammensuchen, Belege abtippen, Zahlen dreimal prüfen — zwei Tage, jeden Monat, immer auf den letzten Drücker.
Tool-zu-Tool-Sync
Daten fließen einmal sauber durch alle Systeme. Keine doppelte Erfassung, keine Inkonsistenzen.
Reports auf Autopilot
Berichte entstehen automatisch, pünktlich, in konsistenter Form. Sie prüfen, statt zu tippen.
Abrechnung, die durchläuft
Leistungsnachweise hochladen — die Rechnung entsteht automatisch und geht direkt an die Abrechnungsstelle. Sie geben nur noch frei.
Nachweis hochladen
KI liest
Rechnung entsteht
Abrechnungsstelle
Unser Kernstück — vereinfacht dargestellt.
04 Was wir für Sie bauen
Sieben Wege, Zeit zurückzugewinnen.
Vom einzelnen Workflow bis zur kompletten Branchen-Plattform — wir arbeiten überall dort, wo Mittelständler durch bessere Prozesse mehr erreichen können.
Finanz-Automatisierung
Rechnungen entstehen automatisch aus Ihrer Dokumentation — Leistungsnachweise hochladen, Rechnung geht an die Abrechnungsstelle. Dazu Belegerfassung, Reporting und Controlling. Aus acht Jahren kaufmännischer Leitung, auf deutschen Servern.
Prozessautomatisierung
Wir finden die Stellen, an denen Ihr Team Zeit an Routine verliert — und bauen Workflows, die sie zurückholen. Messbar, zum Festpreis, auf deutschen Servern.
n8n-Agentur
n8n statt Abo-Zapier: Automatisierung, die Ihnen gehört — self-hosted auf deutschen Servern, ohne Kosten pro Klick, ohne Umweg über US-Clouds.
KI-Integration
KI, die Ihre Dokumente liest: Rechnungen, Nachweise, Post — erfasst, strukturiert, geprüft. Der Mensch gibt frei, die Maschine tippt. AVV vorhanden, deutsche Server.
Directus-Entwicklung
Vom Excel-Wildwuchs zum einen Datenstand: Wir bauen Ihre zentrale Datenplattform mit Directus — sauberes Modell, klare Rechte, auf Ihrem Server. Fundament für Reporting und Controlling.
Tour-Optimierung
Touren, die sich selbst planen: Aus Ihrer Einsatzliste werden optimierte Routen im Kalender — jeden Morgen, automatisch, nachweislich fehlerfrei im Produktivbetrieb.
KI für Websites
KI-Verkaufsberater für Ihre Website: beantwortet Fragen, berät persönlich, verkauft mit — live in Kundenprojekten. DSGVO-konform über deutsche Server.
05 Echte Projekte. Echte Ergebnisse.
Keine Demos. Echter Betrieb.
Wir bauen produktive Systeme. Nicht Pilot-Folien. Hier ein Beispiel aus dem Alltag eines ambulanten Pflegedienstes.
Aus der eigenen Werkstatt: eine komplette Branchen-Plattform für ambulante Pflegedienste — Einsatzplanung, Leistungsnachweise, Abrechnungsvorbereitung, Controlling. Läuft produktiv, im Alltag eines Pflegedienstes mit rund 40 Mitarbeitenden.
Zeitstein-Lab
Was wir bauen, wenn kein Kunde zuschaut.
Eigene Werkzeuge sind unser Trainingslager: Hier probieren wir Ideen erst an uns selbst aus, bevor sie reif genug für Ihre Prozesse sind. Was hier standhält, landet später in Kundenprojekten — das hier ist der Rest der Werkbank.
Research-Plattform
Drift
Unsere Plattform für quantitative Handelsstrategien: Backtests auf sauberen Point-in-Time-Daten, vorab festgelegte Abbruchkriterien, Forward-Tests unter Echtbedingungen. Die meisten Ideen überleben das nicht — genau dafür ist sie da.
Mit derselben Disziplin testen wir jede Automatisierung, bevor sie bei Ihnen läuft.
Mehr zu Drift →Live
Gegenrechner
Basisrente oder ETF? Unser Rechner stellt beide Wege ehrlich nebeneinander — vier Steuer-Szenarien, jede Formel nachvollziehbar. Eigenprodukt, kostenlos, keine Anlageberatung.
Ausprobieren → 06 Technologie
Open Source. Deutsche Server. Kein Lock-in.
Wir setzen auf bewährte Open-Source-Tools, gehostet in deutschen Rechenzentren. Wenn Sie irgendwann ohne uns weitermachen wollen, gehört Ihnen alles — der Code, die Daten, die Infrastruktur.
n8n
Workflow-Engine
Directus
Headless CMS
PostgreSQL
Datenbank
Python
Datenanalyse
Claude API
KI-Modelle
Nextcloud
Office-Suite
Hetzner
Hosting DE
So läuft's ab
Vier Schritte. Erste Ergebnisse in Wochen.
Keine Workshops ohne Ende. Wir fangen schnell an. Sie sehen Ergebnisse, bevor wir das letzte Detail diskutieren.
- 01 Schritt 1
Zuhören
30–45 Min Erstgespräch. Wir verstehen Ihre Realität — Ihre Systeme, Ihre Engpässe, Ihre Sprache.
- 02 Schritt 2
Festpreis
Sobald wir Ihre Anforderungen kennen, bekommen Sie ein konkretes Festpreis-Angebot — kein „ab", kein „circa".
- 03 Schritt 3
Bauen
Wir arbeiten in kurzen Zyklen. Sie testen laufend. Keine Überraschungen, keine versteckten Kosten.
- 04 Schritt 4
Übergabe
Schulung, Dokumentation auf Deutsch, optional weiterführende Wartung. Sie können selbst weitermachen, wenn Sie wollen.
07 Was uns anders macht
Vier Gründe, die Sie spüren werden.
Praxiserprobt
Unsere Systeme laufen produktiv in der ambulanten Pflege — täglich, im echten Betrieb, von der Tourenplanung bis zur Abrechnungsvorbereitung.
Deutsche Server
Hosting in Deutschland, DSGVO-konform ohne juristische Verrenkungen.
Kein Lock-in
Open Source. Jede Zeile Code gehört Ihnen. Wenn Sie wechseln wollen, können Sie das.
Direkter Kontakt
Sie sprechen mit der Person, die die Arbeit macht — keine Account-Manager-Kette.
Erstgespräch
KI erledigt das. Und beschwert sich nicht dabei.
Bereit, die richtige Lösung zu finden?
In einem kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns Ihre Prozesse an und sagen ehrlich, ob und wo wir helfen können.
- Kostenlos & unverbindlich
- 30–45 Minuten
- Online oder vor Ort
08 Kontakt
So erreichen Sie uns. Pickup garantiert.
Drei direkte Wege — Telefon, WhatsApp, E-Mail. Wir melden uns binnen 24 Stunden.